Kako najlakše arhivirati dokumente?

Trenutno nijedna tvrtka ne može funkcionirati bez odgovarajućih postupaka za arhiviranje dokumenata. To je jedan od ključnih elemenata upravljanja. Učinkovito arhiviranje omogućuje sigurno pohranjivanje dokumenata i njihovo odgovarajuće katalogiziranje.

Kako klasificirati dokumente?

Arhiviranje dokumenata treba započeti klasifikacijom dokumenata. Vrijedno ih je podijeliti u kategorije, poput: korespondencija, ugovori, zaposlenička dokumentacija, računi ili drugi financijski dokumenti. Na taj način izbjegavate rizik gubitka važnih informacija i brže i lakše ćete pronaći tražene obrasce. Pri specifičnim kategorijama vrijedi i uvesti zapise o periodima za koje se dokumentacija prikuplja. Takvi dobro organizirani dokumenti omogućit će učinkovitije pohranjivanje i pretraživanje podataka.

Pogledajte i: Vrste ekoloških pakiranja

Registrator i mapa

Za papirnate dokumente, dobar način za organizaciju sadržaja je njihovo pohranjivanje u registre ili posebne mape. Svaka kategorija može biti podijeljena u manje jedinice, koje će, ako su pravilno organizirane, činiti koherentni sustav. Pri tome je najvažnije jasno i jednostavno opisati svaki registrator i mapu kako bi se lako identificirali pohranjeni dokumenti.

Može vam biti korisno: Pribor za pakiranje

Digitalizacija dokumenata

Digitalizacija dokumenata trenutno je neizbježan element svake tvrtke koja prenosi informacije u elektroničkom obliku. Štoviše, omogućava uštedu prostora i jednostavniji i brži pristup potrebnim podacima.

Pogledajte i: Kartonske kutije po mjeri: Idealno rješenje za vašu tvrtku

Digitalizacija se može koristiti i za papirnate dokumente. Odgovarajući skener, koji će omogućiti pretvaranje dokumenata u digitalne podatke, znatno će olakšati rad s mnogim obrascima. Takva primjena omogućava pohranjivanje dokumenata na vanjskom disku, računalu ili u oblaku.

Pohrana dokumenata u oblaku

Pohrana dokumenata u oblaku jedan je od najpopularnijih i najsigurnijih načina arhiviranja dokumenata. Tako zaštićeni podaci omogućuju pristup datotekama s bilo kojeg mjesta na svijetu, a također omogućuju njihovo dijeljenje s drugima. Zbog široke ponude popularnih platformi, postoje različite opcije za pohranjivanje podataka, npr. s mogućnošću njihove automatske sinkronizacije i izrade sigurnosnih kopija.

Automatizacija arhiviranja

Na tržištu postoji mnogo automatskih rješenja za učinkovit proces arhiviranja dokumenata. U situaciji kada često arhivirate veliki broj dokumenata, možete uložiti u poseban softver za upravljanje dokumentima. Takvi alati nude niz funkcija koje automatiziraju klasifikaciju i arhiviranje dokumenata.

Pogledajte i: Kako se spakirati za preseljenje?

Međutim, da bi cijeli proces bio učinkovit i uspješan, vrijedno je uspostaviti redoviti raspored pregleda i organizacije podataka. Sustavno pregledavanje i organiziranje datoteka omogućit će ispravno arhiviranje dokumenata. Na taj način ćete također održavati red i stalno kontrolirati stanje svojih resursa. To je izvrstan i provjeren način za zaštitu dokumenata od gubitka.