¿Cuál es la forma más sencilla de archivar documentos?

Hoy en día, ninguna empresa puede funcionar sin unos procedimientos adecuados de archivo de documentos. Es uno de los elementos clave de la gestión. Un archivado eficaz permite almacenar los documentos de forma segura y catalogarlos adecuadamente.

¿Cómo deben clasificarse los documentos?

A la hora de archivar documentos, hay que empezar por clasificarlos. Es buena idea dividirlos en categorías, como correspondencia, contratos, registros de empleados, facturas u otros documentos financieros. Así se evita el riesgo de perder información importante y resulta más fácil y rápido encontrar lo que se busca. También es buena idea introducir los periodos para los que se recopila la documentación junto a las categorías específicas. Organizar los documentos de este modo le permitirá almacenar y recuperar los datos con mayor eficacia.

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Carpeta y archivador

En el caso de los documentos en papel, una buena forma de organizar su contenido es guardarlos en archivadores o carpetas especiales. Cada categoría puede dividirse en unidades más pequeñas que, debidamente organizadas, formarán un sistema coherente. Al mismo tiempo, lo más importante es describir cada carpeta de forma concreta y sencilla para que los documentos protegidos puedan identificarse fácilmente.

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Digitalización de documentos

La digitalización de documentos es hoy en día una parte indispensable de cualquier empresa que transmita información electrónicamente. Además, ahorra espacio o permite un acceso más sencillo y rápido a los datos que necesita.

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La digitalización también puede aplicarse a los archivos en papel. El escáner adecuado para convertir documentos en datos digitales facilitará considerablemente el trabajo con muchos documentos impresos. Una aplicación de este tipo permite almacenar los documentos en una unidad externa, en un ordenador o en la nube.

Almacenamiento de documentos en la nube

Almacenar documentos en la nube es una de las formas más populares y seguras de archivar documentos. Tener tus datos protegidos de esta manera te permite acceder a tus archivos desde cualquier parte del mundo y también te permite compartirlos con otras personas. Gracias a la amplia gama de plataformas populares, hay varias opciones para almacenar datos, como con sincronización automática y copia de seguridad.

Archivo automatizado

Existen muchas soluciones automatizadas en el mercado para un proceso eficiente de archivado de documentos. En situaciones en las que se suele guardar un gran número de documentos, se puede invertir en un software especial de gestión documental. Estas herramientas ofrecen una serie de funciones para automatizar la clasificación y el archivo de documentos.

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Sin embargo, para que todo el proceso sea eficiente y eficaz, conviene establecer un calendario regular de revisión y organización de los datos. Si revisa y organiza sus archivos sistemáticamente, se asegurará de que el archivo de documentos se realiza correctamente. Además, le mantendrá organizado y al día de sus archivos. Es una forma excelente y probada de proteger sus documentos contra pérdidas.